Yksi ALSOn keskeisistä palveluista Suomessa on End-of-Lifecycle (EOL) -palvelu, joka tukee käytettyjen IT-laitteiden hallittua käytöstä poistoa ja uusiokäyttöä. Palvelun tavoitteena on varmistaa, että laitteille löytyy taloudellisesti ja ympäristön kannalta kestävä jatkosijoitus.

Palvelussa asiakkaidemme suuretkin käytöstä poistuvat laitemäärät noudetaan suoraan käyttökohteista, tietoturvakäsitellään ja kuntoluokitetetaan ennen ohjaamista uusiokäyttöön, rahoitusyhtiöpalautukseen, tai myyntiin. Kasvavat laitemäärät palvelun edistyessä toivat tarpeen jatkokehittää EOL-järjestelmää, sekä automatisoida sen yhteyteen aiempaa enemmän toimenpiteitä työajan säästämiseksi, sekä laadun varmistamiseksi.

Toteutus

Toteutus eteni vaiheittain tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa. Tavoitteena oli rakentaa kokonaisuus, joka tukee prosessin jatkuvaa kehitystä, on helposti laajennettavissa tuleviin tarpeisiin ja vastaa asiakkaan sekä käyttäjien arjessa esiin nousseisiin haasteisiin.

Monadin vahvuus on ollut varsinkin käyttöliittymä- ja toiminnallisuussuunnittelussa

Service Manager Mika Ylönen, ALSO Finland Oy

Projektiin sisältyi mm.:

• nykyisten prosessien ja niiden kehitystarpeiden kartoitus yhdessä käyttäjien kanssa
• EOL-prosessin kulun ja sovelluksen roolin määrittely osana kokonaisuutta
• fyysisen prosessin vaiheiden ja digitaalisten työkalujen yhteensovittaminen yhtenäiseksi kokonaisuudeksi
• käyttöliittymien wireframien laatiminen ja niiden pohjalta UI-suunnitelmat
• suunnittelijoiden tarjoama jatkuva tuki kehitykselle koko projektin ajan
• iteratiivinen kehitys kahden ohjelmistokehittäjän ja UX-suunnittelijan voimin
• viikoittaisten katselmointien järjestäminen ja jatkuvan vuoropuhelun ylläpito asiakkaan kanssa
• integraatioiden suunnittelu ja toteutus, joista osa liittyi muun muassa logistiikkatoimijoiden järjestelmiin

Työskentelymalli varmisti, että ohjelmisto uudistui vaiheittain, käyttäjäkokemus säilyi keskiössä ja liiketoiminnan arvo ohjasi päätöksiä. Koska uudistus toteutettiin niin, että vanha järjestelmä toimi uuden rinnalla, voitiin uutta ratkaisua pilottikäyttää ja ottaa ominaisuuksia käyttöön hallitusti. Näin rakennettiin ratkaisu, joka kestää kasvavan laitemäärän käsittelyn ja tarjoaa pohjan tuleville kehitysaskelille.

– Olen ollut tyytyväinen siihen, miten Monad nostaa ennakkoluulottomasti esille myös sellaisia asioita, joita käyttäjä ei näe, kuten teknistä velkaa ja tietoturvaan liittyviä kysymyksiä. Monadilla osataan kehittäjien ja projektinhallinnan näkökulmasta huomioida, mitä kannattaa tehdä pitkällä tähtäimellä, Ylönen sanoo. 

Hyödyt ALSOlle

Uusi web-pohjainen ratkaisu vähentää erillisiä asennuksia ja helpottaa käyttöä. Järjestelmä tukee prosessia tehokkaasti aina laitteiden sisäänkirjauksesta kuntoluokitukseen ja edelleen varastointiin, jolloin koko EOL-ketju pysyy hallittuna. EOL-prosessin tehokkuus kasvaa, kun suuret laitemäärät voidaan käsitellä hallitummin ja järjestelmää on helppo laajentaa tulevaisuudessa.

EOL-prosessin niin fyysisen kuin digitaalisen kokonaisuuden muotoilu helpottaa myös uusien työntekijöiden perehdytystä intuitiivisuudellaan. Lisäksi käytön aikaiset ongelmat tallentuvat nyt järjestelmään, mikä parantaa läpinäkyvyyttä ja tukee jatkuvaa kehitystä.

Ratkaisu toteutettiin moderneilla web-teknologioilla ja vaiheittain, mikä mahdollisti hallitun käyttöönoton ja uuden järjestelmän pilotoinnin vanhan rinnalla. Tämä vähensi riskejä ja loi kestävän perustan jatkokehitykselle. Uudistus edistää samalla ALSOn vastuullisuustavoitteita: käytöstä poistuvat laitteet ohjautuvat hallitusti kierrätykseen tai uudelleenkäyttöön. Toimintaa tukevat kansainväliset sertifioinnit: ISO 14001 -ympäristöjärjestelmä varmistaa luonnonvarojen säästämisen, ISO 9001 -laatujärjestelmä tukee jatkuvaa kehittämistä ja tietoturvapalvelut täyttävät ISO/IEC 27001 -vaatimukset aina asiakkaan toimitiloista lähtien. 

Monad on ollut mukana tukemassa EOL-prosessin ja sitä tukevien järjestelmien kehittämistä useassa vaiheessa, mikä on auttanut varmistamaan ratkaisun jatkuvuuden ja soveltuvuuden liiketoiminnan tarpeisiin.