Kansallisarkiston arkistometatietovarannon tietokanta-auditointi
Kansallisarkisto aloitti vuonna 2023 suunnittelemaan nykyisen AHAA-järjestelmän korvaamista. Palvelu tarjoaa eri asiakkailleen mahdollisuuden tuottaa, ylläpitää ja välittää arkistoaineistojen luettelointi- ja kuvailutietoja eli metatietoa. Metatiedot ovat avainasemassa Kansallisarkiston laajan arkistoaineiston hallinnoinnissa ja käyttöön tarjoamisessa.
Haaste
Uuden tietojärjestelmän kehittämishanke vaatii tarkkaa selvitystä ja suunnittelua, jotta se vastaa nykyisen järjestelmän aiheuttamiin haasteisiin. Kansallisarkisto halusi selvittää tietokantarakenteen toimivuuden ennen muun toteutustyön aloitusta.
Ratkaisu ja toteutus
Kansallisarkisto päätti toteuttaa kanssamme auditoinnin nykyisestä tietokantaratkaisusta. Tämä sisälsi tietokantaskeeman ja käytettyjen kyselyjen katselmuksen. Tarkoituksena oli tunnistaa nykyisen tietokantaratkaisun vahvuudet, heikkoudet ja parannusmahdollisuudet. Projekti käynnistyi kickoff-tilaisuudella, jossa määriteltiin asiakkaan tavoitteet ja sovittiin käytännön järjestelyistä, kuten tunnuksista ja tarkemmista keskusteluista.
Auditoinnin tulokset
Auditoinnin tuloksena syntyi dokumentaatio, jota voitiin hyödyntää sekä kehittämishankkeen kilpailutuksen suunnittelussa että sen toteutuksen seuraavissa vaiheissa. Dokumentaatio sisälsi analyysin siitä, onko tietokantamigraatio tarpeen suorituskyvyn parantamiseksi ja jos ei, priorisoidun listan merkittävimmistä parannuksista tietokantaskeemassa ja hakulogiikassa. Lisäksi dokumentissa esitettiin tietokantaskeeman parannusehdotukset, jotka eivät vaadi täyttä tietokantamigraatiota. Auditoinnin tulokset esiteltiin kaikille sidosryhmille yhteisessä tilaisuudessa, jossa käytiin läpi auditoinnin tuomat havainnot.
Auditoinnin merkitys
AHAA-metatietokanta sisältää todella paljon dataa ja sen useissa tauluissa on miljoonia rivejä tietoa. Sen vuoksi auditointi oli tärkeä vaihe, joka mahdollisti Kansallisarkistolle tehokkaan pohjustuksen järjestelmätoteutuksen valmisteluun tietokantarakenteen suorituskyvyn ja kestävyyden näkökulmasta.
– Monadin asiantuntijat ottivat tehtävänannon hyvin haltuun, viestintä sujui vaivattomasti niin liiketoiminnan kuin ohjelmistokehityksenkin edustajien kanssa. Osana tilaamaamme raporttia saimme myös useita hyviä parannusehdotuksia, joita voimme hyödyntää osana uudistustyötä, kertoo ylitarkastaja Miia Herrala Kansallisarkistosta.
Next Steps
Kuinka edetään?
Ota meihin yhteyttä
Et tarvitse hiottua liikeideaa tai valmista speksiä. Parhaiten päästään eteenpäin, kun sovitaan yhteinen juttutuokio, joten laita viestiä tai soita Antille!
Jutellaan yhdessä
Käydään läpi tilanteenne ja tarpeenne. Mietitään, jos voisimme teitä kenties auttaa. Ette tietenkään sitoudu mihinkään, eikä luonnollisesti tästä synny mitään kustannuksia.
Teemme teille ehdotuksen
Saatuamme paremman ymmärryksen tarpeistanne koostamme teille ehdotuksen, miten asiassa kannattaisi edetä.
Sovitaanko juttutuokio?
Käydään yhdessä läpi teidän tilanne ja tarpeet, niin voimme tehdä ehdotuksen etenemisestä.
Antti Riikonen, CEO
+358 50 480 2426
[email protected]