Kuva: Anu Plym, Pirha

Lähtötilanne: asukaspooli kaipasi käyttäjälähtöisempiä tapoja osallistua

Tällä hetkellä asukaspooli toimii sähköpostitse lähetettävien kutsujen varassa, mutta se ei vielä tarjoa asukkaille mahdollisuutta määritellä, miten ja mihin he haluaisivat osallistua. Samalla Pirhan asiantuntijat tarvitsevat sujuvampia keinoja hallinnoida poolia ja analysoida osallistumista.

Pirkanmaan hyvinvointialue halusi kehittää asukaspoolista palvelun, joka tekee osallistumisesta helpompaa sekä asukkaille että asiantuntijoille, tarjoaa uusia tapoja vaikuttaa hyvinvointialueen toimintaan ja ennen kaikkea tekee vaikuttavuuden näkyväksi asukkaille. Osallistujille halutaan viestiä selkeästi, miten heidän panoksensa vaikuttaa palveluiden kehittämiseen: mitä tapahtuu seuraavaksi, miten heidän näkemyksiään on hyödynnetty ja millaisia päätöksiä niiden pohjalta tehdään.

Tämä tuntui aidolta kumppanuudelta

Janne Leinonen, Pirha

Ratkaisu: suunnitelma modernista hallinnointikäyttöliittymästä ja asukkaita osallistavasta palvelusta

Monad suunnitteli osallistavaa palvelua, joka parantaa sekä asiantuntijoiden työskentelyä että asukkaiden vaikuttamismahdollisuuksia. Projekti sisälsi kaksi kokonaisuutta: suunnitelman asukaspoolin hallinnointikäyttöliittymästä ja asukkaille suunnatun palvelun konseptoinnin.

Hallinnointikäyttöliittymän suunnittelu

Suunnittelun tavoitteena oli luoda selkeä ja suoraviivainen käyttöliittymäsuunnitelma Pirhan asiantuntijoille, jotta asukaspoolin hallinta olisi jatkossa tehokkaampaa ja helpommin skaalattavissa.

• Laadittiin suunnitelma käyttöliittymästä, joka tarjoaa asiantuntijoille selkeän tavan hallita asukaspoolia ja kutsua asukkaita mukaan erilaisiin osallistumismahdollisuuksiin
• Uusi järjestelmä mahdollistaa joustavan tavan luoda tapahtumia ja hallita osallistujia.
• Käyttöliittymäsuunnitelma huomioi Pirhan nykyiset järjestelmät ja varmistaa yhteensopivuuden niiden kanssa.

Asukkaiden palvelun konseptointi

Konseptoinnin tavoitteena oli mahdollistaa asukkaille parempi osallistuminen ja vaikuttaminen hyvinvointialueen palveluiden kehitykseen. Lisäksi palvelu suunniteltiin vastavuoroiseksi: asukkaille halutaan viestiä selkeästi osallistumisen tuloksista ja siitä, miten heidän panoksensa vaikuttaa päätöksentekoon ja palveluiden kehittämiseen.

• Fasilitoitiin työpajoja, joissa asukkaita osallistettiin suunnitteluun ja testaukseen. Erityistä huomiota kiinnitettiin saavutettavuuteen, jotta myös ne, joilla on haasteita digitaalisten palveluiden käytössä, voivat osallistua.
• Konseptin validointiin käytettiin iteratiivista lähestymistapaa: ensin luotiin rautalankamallit, joita testattiin ja kehitettiin saadun palautteen perusteella.

Seuraavat vaiheet: kohti konkreettista toteutusta

Projektin aikana syntyi konkreettinen suunnitelma, joka helpottaa asukaspoolin hallintaa ja tarjoaa asukkaille parempia vaikuttamisen tapoja. Suunnitelmassa huomioitiin sekä asiantuntijoiden käytettävyystarpeet että asukkaiden odotukset osallistamiselta.

– Asukaspoolissa on tällä hetkellä noin 1100 henkeä, ja uusi järjestelmä auttaa meitä hallitsemaan sitä tehokkaammin. Erityisesti analytiikka tuo tärkeää lisäarvoa: tiedämme, miten nopeasti asukkaat reagoivat ja mihin osallistuminen kohdistuu. Tämä auttaa meitä kehittämään osallistumismahdollisuuksia entistä monipuolisemmiksi, kertoo suunnittelupäällikkö Janne Leinonen Pirhalta.

Selkeän konseptisuunnitelman avulla uusi asukaspooli on mahdollista toteuttaa moduuli kerrallaan vaiheittain valmiiksi, jotta ratkaisu vastaa käytännössä esiin nouseviin tarpeisiin ja mahdollistaa asteittaisen käyttöönoton.

– Yhteistyö Monadin kanssa toimi loistavasti. Kaikki sujui tarjouksesta loppuraporttiin asti niin kuin oli sovittu. Suunnitelmat vastasivat täysin meidän tarpeisiimme, ja projekti eteni ketterästi ilman raskasta vesiputousmallia. Tämä tuntui aidolta kumppanuudelta, summaa Leinonen.